Auf dieser Seite mal ein paar Tipps zur Benutzerverwaltung aus der mehrjährigen Erfahrung, welches Vorgehen sich bewährt hat.

In dieser Gemeinde werden die Benutzer durch eine organisatorische Regelung zentral durch ein Admin-Team angelegt und verwaltet. D.h. die Rechte „Benutzerverwaltung“ sowie „Rollenverwaltung“ sind ausschließlich einem Gemeinde-Administrator zugewiesen worden.

Grundsätzlich stehen die in FeuerON gepflegten Personaldaten der Mitglieder in keinerlei Zusammenhang zu einem Datensatz eines angelegten Benutzers. Es gibt keinerlei Beziehung zwischen Personalverwaltung und Benutzerverwaltung. Für den Administrator bedeutet das, dass er Vor- und Nachname, Emailadresse, Telefonnummer und Funktion sich aus dem Personaldaten händisch ermitteln muss. Für den Verantwortlichen einer Einheit, z.B. Ortsbrandmeister bedeutet das, dass er keinerlei Einblick auf die derzeit angelegten Benutzer und deren Rechte in seiner Einheit hat.

Die organisatorische Regelung sieht vor, dass funktionsgerechte Rollen angelegt werden, die den Bedürfnissen der Funktion und dem Datenschutz entsprechen. Entsprechend der Funktion werden den Benutzern die Rollen zugewiesen. Eine Übersicht der Rollen findet man hier: Verfügbare Rollen in FeuerON

gerahmt|rechts|Admin: Gemeinde- und Ortskennung sowie Funktionskürzel am Vor- und Nachnamen Best Practice:

Für Benutzer, mit unterschiedlichen Zugängen macht es Sinn, den Vor- und Nachnamen um die Gemeinde- und Ortskennung sowie einem Funktionskürzel zu vergeben. Daraus lässt sich dann später ableiten, wer in welcher Funktion eine Änderung an einem Datensatz vorgenommen hat. Insbesondere bei gleichen Kombinationen von Vor- und Nachname, was in einem Landkreis nicht so selten vorkommt (Jens Meyer, Peter Voß, …)

• XX: Gemeindekennung
• YY: Ortskennung
• JF: Jugendfeuerwehr (Wart oder Betreuer)
• GF: Gruppenführer
• usw.

gerahmt|rechts|Admin: Dokumentation des Benutzerzugangs im Modul Personen

Danach trägt der Administrator bei dem Mitglied im Modul Personen unter Einsatzdienst bei Zug/Gruppe „FeuerON-Benutzer“ ein, für welche Funktion das Mitglied einen Benutzerzugang hat. Nimmt ein Mitglied die Funktion nicht mehr war, wird durch Eintragen des Bis-Datum, das Löschen des Benutzer-Zugangs dokumentiert.

Durch dieses Vorgehen erkennt der Ortsbrandmeister auf einen Blick wer noch einen FeuerON-Zugang hat. Beim Austritt einer Person, kann durch einen Blick in die Personalakte erkannt werden, dass die Löschung des Benutzerzugangs veranlasst werden muss.

gerahmt|rechts|Admin: Maximale Feldlänge 50 Zeichen

Wer einen neuen Benutzer anlegt, kann im Feld „Vor- und Nachname“ mehr als 50 Zeichen eingeben. Das kann bei Benutzung der Unterschriftenfelder im Modul Berichte unter Abschluss zu einem Javascript-Fehler führen.

Kenntnisstand: 04.06.2022, FeuerON-Version: 2022.9.2 Update: Fehler Feldlänge wurde mit FeuerON-Version 2022.21.0 vom 25.10.2022 behoben!